選手団の受入れ係を担当して

受付担当委員長　小川定男

受付の仕事は、?@大会前日、各国選手団の受入れ、?A開会式・前夜祭（歓迎レセプション）の受付け、?B大会期間中の招待者（来賓）、報道関係者の受付けの3つである。

◇準備と手順◇

大会前日、他の役員さんたちが会場設営に汗を流している時に、われわれの係7名（含通訳1）はホテル1階に設けられた受付け用テーブル上で、その朝手渡された日卓協の受入れリストより各国選手団に配布する記念品、プログラム、ゼッケン（ピンも）、IDカードなどの袋詰めに専念した。袋・封筒は大小2種類を用意し、それに国名、人数などを記入し、かたわらではIDカードに紐を通して首から下げられるように紐を結ぶ作業をした。

袋の中に入れる物が全部揃ったところで、それらを並べて、全員で数などを点検しながら袋詰めをした。特にゼッケンの男女別に注意しながら慎重に詰めた。

既に前日に到着している国もいくつかあったが、ほとんどの国は競技開始前日の到着である。選手団は多くとも4か国ぐらいづつ到着されるので、通訳（横田さん、原さん、高垣さん）のお世話になりながら、“慌てず・正確に”を心掛けながら人数を確認し、監督さん、または団長さんに渡すべきものを袋から出して確認していただき、最後に受取人サインをしていただくという作業であった。

また、いったんホテルで落ち着いてから練習会場に行かれる選手団を案内することも大切な仕事であった。

最後の選手団が到着したのは21時過ぎでした。

開会式・歓迎レセプションには交代で参加して、これで第1関門も無事通過したことを喜び合った。

開会式、前夜祭（歓迎レセプション）の受付けは接遇係と合同でやり、準備はすべて接遇係でやってくれ、受付けの時間だけお手伝いといった感だった。

招待状を受取り、特に来賓と呼ばれる方々の胸に、用意されていたリボンをお付けして席まで案内をした。

大会期間中は会場正面玄関を入った左のところで、来賓・招待者からは招待状を受取り、報道関係者には氏名・所属を書いていただいてからプログラムとIDカードを差上げて、それぞれの席に案内をした。

この他にも多くの方々が、いろいろなことで受付けに来られた。それらの方々に適切な案内をするように皆で心掛けた。また、2階の一般観戦者入り口においてプログラムの販売を接遇係と交代で行った。

◇反省

IDカードに紐を通す作業、袋や封筒に国名、人数を記入する作業などは当日ではなく前もってやっておけばよかった。

朝、係の全員に仕事の内容を徹底しておくことが、その日、一日の作業遂行の重要なことだと思った。

また、何をやるにも「人の和」が一番大切であることを、今回特に感じた。

以上

気になったこと

掲示担当委員長　榊原浩

掲示担当の業務は単純な流れ作業で準備が十分であれば問題はない。ただし、今後のこともあるので、私なりに善し悪しをつけ、批判的なことになるかもしれないが、大会を通して感じたことを記す。

・役員が必要以上に多かったと思う。

・今大会の準備作業は審判部および学生の応援もあって大変スムーズに進み、各担当の準備も早めにできたと思う。ただし、会場係の作業が置き去りになり、案内板、各部署の掲示などの取り付け作業は大会2日目にやっとできあがった。この部署では担当者が少なすぎたか、あるいは応援をもらうなど横の連絡が足りなかったと思う。

・毎朝各担当の委員長ミーティングを実施して、各部署で連絡を取り合い、全体の進行状態を確認しあうことが大切と思う。

・また、観戦者の意見に、「表彰式の準備作業で、表彰者の椅子や飾り花の位置を何度も入替えていた。打合わせが十分にできていなかったのか、あるいは指示の図面がなかったのか、とてもみっともなかった」という高いところから見だご意見があった。

今回の教訓を生かして、次回の大会はさらに充実した大会として成功させましょう。

以上

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